Protokoll Årsmøte IL Hållingen 2018

Dato: 20.03.2018
Klokken: 19.00
Sted: Lissfossmyra Stadion, 7977 Høylandet
Sak 1 Godkjenning av innkalling og sakliste
– Sakliste og innkalling godkjennes med følgende merknad:
  • Sakliste og innkalling burde kommet tidligere ut på idrettslagets nettside.
Sak 2 Valg av møteleder, sekretær og 2 til å signere protokoll
Møteleder: Kay Haug valgt
Sekretær: Kay Haug valgt
2 til å signere protokoll: Ole Einar Børstad og Ann Jorun Okstad valgt
Sak 3, 4, 5 og 6
Møteleder tar ordet og anmoder årsmøte om følgende:
Årsregnskapet for 2017 er ikke ferdig grunnet flere omstendigheter.
– Det får følger for regnskap for undergrupper, årsmeldinger og ferdigstillelse av budsjetter.
– Lovnorm for idrettslag § 13 krever at årsmøte avholdes innen utgangen av mars.
– Idrettslaget er nødt til å gjennomføre ekstraordinært årsmøte innen 18. april ifb med Norsk Revyfestival.
Hovedstyre ber derfor årsmøte godkjenne at årsmøtets punkter 3, 4, 5 og 6 utsettes og gjennomføres i sin helhet som del av det ekstraordinære årsmøtet i april.
Planen for å ta tak i regnskapsføring og budsjett etter årsmøtet er:
Konstituering av nytt styre settes til 4. april kl 19.00
Styremøte tirsdag 10. april Kl 19.00

Ekstraordinært årsmøte settes til dato tirsdag 17. april kl 19.00
Vedtak: Årsmøte vedtar enstemmig at årsmøtets punkter 3, 4, 5 og 6 utsettes til ekstraordinært årsmøte tirsdag 17. april.
Videre bemerker årsmøte følgende:
– Hovedstyre må få kontroll på rutiner og sette regnskap og bilag øverst på agendaen ved første styremøte etter årsmøte.
– Hovestyre gis aksept for at man må profesjonalisere regnskap og økonomi og at det må budsjetteres økte kostnader tilknyttet dette.
Sak 7 Fremtidig organisering av IL Hållingen
Møteleder innleder og åpner for debatt.
Vedtak: Årsmøte vedtar enstemmig forslaget til ny organisasjon, men bemerker følgende punkter:
– Ny organisering skal evalueres innen 2 år.
– Styret har mandat til å øke, endre styresammensettingen i perioden for å optimalisere ledelse og drift av idrettslaget.
Sak 8 Valg
Valgkomiteens leder Berit Skarland Kjøglum tar ordet og foreslår følgende velges inn i nytt hovedstyre:
Leder: Kay Haug for 2 år
Styremedlem: Georg Mjøsund for 2 år
Styremedlem: Ole Petter Formo for 2 år
Styremedlem: Mona Renate Eid for 2 år
Styremedlem: Ole Einar Børstad for 1 år
Styremedlem: Christoffer Bjørhusdal for 1 år
Ungdomsrepresentant: Heidrun Okstad for 2 år
Ungdomsrepresentant: Knut Erik Elstad for 1 år
Alle ble enstemmig valgt.
Kommentar kjønnsfordeling:
Foreslåtte personer velges med følgende anmerkninger:
  1. Undergruppene anmodes om å stille kvinnelig representant som sitt styremedlem.
  2. Valgkomiteen må prioriter kjønnsfordeling inn ved valget på neste årsmøte.
Undergruppene Ski, Fotball, Rosåsen og Tråkken må velge sine styremedlemmer innen 3. april 2018. De skal minimum sitte 2 år.
Det må utarbeides statutter for undergruppene, hvordan skal dette gjøres.
Bakkan regnskap har sagt seg villig til å ta regnskap med forutsetninger som må avklares. Ansvaret for dette tillegges hovedstyret.
Valgkomite:
Leder: Tommy Tørring
Medlem: Hilde Kyllo
Medlem: Ann Jorun Okstad.
Sak 9 Eventuelt
Møteleder orienterte kjapt om Norsk Revyfestival og hva idrettslaget skal svare opp på.
Møteleder bemerket at idrettslaget i perioden med stor sannsynlighet skal gjennomføre mye dugnad ifb med etableringen av Høylandet frisbee Golf Park og Skiaktivitetspark. Samt beslutter kommunen å bygge idrettshall vil dette også kreve sitt av idrettslaget. Spørsmålet da er det igjen krefter og energi til krevende dugnadsarbeid ifb med Norsk Revyfestival og NM i revy.
Det skal idrettslagets medlemmer svare på ifb med ekstraordinært årsmøte 17. april 2018
Møtet slutt klokken 21.00